Ai-je besoin d’un hanko ? Si une signature suffit pour autoriser un contrat dans la plupart des pays, au Japon, un sceau est nécessaire.
🔰 Qu’est-ce qu’un hanko / inkan ?
C’est un cachet gravé qui peut être utilisé dans toutes les situations où un individu, ou une personne physique au nom d’une entreprise devrait utiliser une signature ou des initiales : signer des contrats, effectuer des opérations bancaires ou encore recevoir un colis…
Donc préparez vous à vous équiper, que vous comptiez vivre au Japon le ramener en souvenir ! La nécessité d’un hanko – et même le type de hanko peuvent varier – selon la situation…
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3 types de hanko sont couramment utilisés par les particuliers et les entreprises :
- le jitsu-in (実印)
- le ginko-in (銀行印)
- le mitome-in (認印)
Certaines personnes utilisent le même inkan pour les 3 usages types de hanko et situations qui leurs sont associées, ce n’est cependant pas une très bonne pratique !
Notez qu’un sceau peut être contrefait de la même manière qu’une signature, même si cela peut être plus difficile dans certains cas : il est possible de usurper un sceau.
Étant donné que le sceau est considéré comme une signature sur les documents officiels ou les ordres de transfert d’argent, la personne qui en est responsable doit être prudente pour éviter de le perdre ou de se le faire voler.
Jitsu-in – 実印
Le jitsu-in, littéralement le vrai sceau, est celui que vous utiliseriez lors de la signature d’un contrat. Par exemple vous devez signer un contrat avec une entreprise au Japon… vous avez besoin d’un jitsu-in.
Il en va de même pour d’autres situations comme la création d’une entreprise ou l’achat d’une maison.
Attention ! Pour que le jitsu-in ait une valeur juridique, vous devez l’enregistrer auprès de votre bureau municipal. Après l’avoir enregistré, on vous remettra également de l’encre qui vous permettra d’imprimer votre sceau.
De plus lors de la signature d’un contrat important, vous devrez souvent imprimer votre sceau et fournir le certificat pour prouver qu’il s’agit de votre inkan et qu’il est bien enregistré.
Comme le jitsu-in est équivalent à votre signature et qu’il peut être facilement copié, moins vous l’utilisez, mieux c’est. En outre, pour presque toutes les situations où un jitsu-in est nécessaire, une simple signature suffira.
Ginko-in – 銀行印
Comme son nom l’indique en japonais, ginko-in est un hanko dédié aux transactions financières. Au lieu de l’enregistrer auprès de votre bureau municipal, vous l’enregistrez simplement auprès de votre (vos) banque(s).
Il peut être utilisé pour retirer de l’argent de votre compte ou pour souscrire un prêt, vous devez donc en prendre soin.
Si les clients japonais sont généralement tenus d’enregistrer un ginkgo lorsqu’ils ouvrent un compte bancaire, la plupart des banques ne l’exigent pas pour les clients étrangers.
Dans le cas d’une création d’entreprise, vous devez cependant enregistrer un ginko-in lorsque vous ouvrez un compte pour cette dernière !
Mitome-in – 認印
Le mitome-in est votre hanko du quotidien, il permet de recevoir des colis, tamponner une facture… Attention, il n’est enregistré nulle part et n’a aucune valeur juridique.
㊙️ Quelles sont les règles lorsque l’on utilise un sceau japonais
Beaucoup de résidents étrangers obtiennent un hanko pour se simplifier la vie au Japon… Si vous avez besoin d’un hanko, tout le processus, de la commande de votre sceau à l’enregistrement, peut se faire en quelques heures, voir moins !
La seule règle qui s’applique à un hanko est qu’il doit porter au moins une partie de votre nom. Vous pouvez utiliser votre nom entier, votre nom de famille uniquement, ou même seulement votre prénom.
Vous ne pouvez pas enregistrer un inkan avec des caractères qui ne font pas partie de votre nom (que ce soit l’alphabet latin ou le katakana), donc pas de folies calligraphiques ou il sera rejeté !
Vous pouvez faire figurer votre nom sur l’inkan en alphabet latin ou en katakana. Si vous choisissez le katakana, assurez-vous d’avoir une version katakana de votre nom enregistrée (celle inscrite au dos de votre carte de séjour) au bureau de votre ville, sinon l’inkan risque aussi d’être rejeté.
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Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d’utiliser le nom complet sur son sceau japonais même si cela est parfois difficile à faire figurer sur un inkan pour un étranger…
Le diamètre du sceau doit être compris entre 8 mm et 25 mm – notez qu’un diamètre de 25 mm est assez énorme et vous aurez peut-être du mal à l’adapter sur des formulaires conçus pour des hanko plus petits. En règle générale, un hanko de 13,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de trois caractères, tandis qu’un hanko de 16,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de cinq caractères.
J’ai perdu mon hanko officiel, que faire ?
Votre hanko a le pouvoir d’une signature, s’il est volé, vous devez le signaler à la police et annuler le sceau enregistré au bureau de votre ville. Vous aurez besoin soit de votre carte de séjour et votre carte spéciale inkan. Cette annulation est gratuite.
Procédez de la même manière si vous perdez votre hanko dédié à vos finances… Si vous avez enregistré votre hanko perdu à la banque, vous devrez vous rendre sur place et enregistrer votre nouveau hanko auprès de chaque établissement financier…
🉐 Comment fabriquer son hanko et combien cela coûte-t-il ?
La première étape consiste à commander votre hanko auprès d’un hankoya, d’une machine automatique, ou de le trouver directement en boutique.
Une fois que votre hanko est prêt, apportez-le avec votre carte de séjour ou votre carte « My number » au service d’enregistrement des sceaux de votre bureau municipal local. Remplissez un simple formulaire et payez moins d’un euro pour votre carte spéciale inkan (à conserver) et voilà !
Hanko en ligne
Si vous souhaitez commander en ligne nous vous recommandons hankoya.com ou le géant des fournitures de bureau Askul !
Hanko discount !
Si vous recherchez un hanko pas cher comme souvenir personnel ou comme cadeau, vous pouvez trouver un vaste assortiment de hankos standardisés dans la plupart des 100 yens shops.
Ces hanko sont assez petits et ne sont pas uniques, ils ne seront donc pas acceptés à des fins officielles (comme le jitsu-in ou le ginkou-in), mais seulement comme sceaux généraux (mitome-in) contrairement aux hanko fabriqués à la demande…
Par exemple vous pouvez faire votre hanko vous même avec une machine automatique comme la « SELF HANKO BOX » de Don Quijote. Cette machine est reconnaissable à sa couleur orange vif :
Les prix des hankos commencent autour de 3 euros et vous pourrez personnaliser votre hanko officiel en quelques minutes !
L’interface est en japonais, mais son utilisation est relativement facile et intuitive (ne vous inquiétez pas pour les étranges kanji : le bouton vert signifie « continuer », le rouge « revenir »).
Vous pouvez sélectionner, déplacer, redimensionner et changer la police de caractères de ce que vous voulez écrire, en mélangeant les kanji, les katakana et l’alphabet latin comme vous le souhaitez.
Hankoya
Le hankoya était autrefois présent dans tous les quartiers du Japon, mais avec l’arrivée des chaînes et le fait qu’une grande partie des commandes se font maintenant en ligne, les hankoyas sont plus difficiles à trouver qu’auparavant…
Nous espérons que vous ferez bien attention à votre sceau au Japon !
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